Коряковская Л. Д., Дорогобед А. Н.
Автоматизированная система учета мероприятий по проведению конференций

УДК 681.5:001.32, ВАК 05.13.01, ГРНТИ 50.01.13

Автоматизированная система учета мероприятий по проведению конференций

Automated Conference Event Management System

Л. Д. Коряковская, А. Н. Дорогобед

L. D. Koryakovakaya, A. N. Dorogobed

Ухтинский государственный технический университет, г. Ухта

Ukhta State Technical University, Ukhta

В статье описаны работы по созданию автоматизированной системы учета мероприятий по проведению конференций.

В ходе изучения предметной области были выявлены следующие проблемы: трудоемкость процесса, бумажное заполнение протоколов, возможность потери документов, нет возможности формирования статистических данных, отсутствие строгого и наглядного учета конференций. Предлагаемая система позволит заполнять и скачивать протокол по результатам выступления докладов, осуществлять онлайн заявку на конференции с прикреплением тезисов и статьи, а также формировать статистические данные по протоколу.

The article describes creation of an automated system for tracking events for conferences organization.

During the study of the subject area, the following problems were identified: the laboriousness of the process, paper filling of the protocols, possibility of losing documents, there is no possibility of generating statistical data and the lack of strict and visual accounting of conferences. The offered system will allow you to fill out and download a report on the results of speeches, to carry out an online application at the conference with thesis and articles attached, as well as to generate statistical data on the protocol.

Ключевые слова: автоматизированная система, отчеты, конференции, учет

Keywords: automated system, reports, conferences, accounting.

Введение

В век развития информационных технологий освещение любого научно значимого мероприятия происходит не только через СМИ и размещения информации на стендах в университете, но также обязательно размещением всей необходимой информации на Интернет портале университета. Освещение мероприятия посредством web-страничек позволяет донести информацию о предстоящем событии более широкому кругу людей, заинтересованных в этом направлении.

В настоящее время большинство организаторов проводят конференции по отработанной схеме такой как, прием заявок через электронную почту, дальнейшей сортировкой принятых заявок и тезисов, в отдельные папки на персональных компьютерах, составление вручную протоколов и всей отчетной документации.

Так же стоит обратить внимание, о необходимости составлении огромного количества отчетов о каждом проведенном мероприятии, статистики за квартал, год или пять лет, которые требуется составлять сотрудникам университета.

Описанная деятельность и проблематика остро стоит перед организаторами конференций и в Ухтинском Государственном Техническом Университете. Отсутствие автоматизированного программного обеспечения по организации и учету конференции мешает качественной и эффективной работе, поэтому необходимость разработки является актуальной.

Решением, может стать система, позволяющая автоматизировать процесс приема заявок для любой конференции, проводимой в УГТУ, а также вести долговременный учет и планирование мероприятий на основе данных, собирающихся в ходе проведения конференций.

В связи с этим целью выпускной квалификационной работы является разработка информационной системы «Система планирования и учета деятельности по организации и проведению научных конференций УГТУ. Подсистема учета мероприятий по проведению конференций», автоматизирующей процесс приема заявок от участников конференций, формирование протоколов, учета деятельности по организации и проведению научных конференций, формирование отчетной документации. Автоматизация этих процессов обеспечит эффективный доступ организаторов и участников конференций к информации, позволит снизить трудоемкость предоставления отчетов и повысить производительность труда за счет уменьшения бумажной работы.

Описание предметной области

Конференция – собрание организаций, групп, отдельных экспертов в разных областях в одном месте для обсуждения конкретных вопросов. Они позволяют быть в курсе новых открытий и достижений, являясь идеальной средой для новых идей и технологий.

Конференции в УГТУ делятся на обязательные, которые проводятся каждый год и дополнительные (добавочные) [1].

К обязательным относятся:

  • Международная научная конференция «Коммуникации. Общество. Духовность»;
  • Международная молодежная научная конференция «СЕВЕРГЕОЭКОТЕХ»;
  • Международная конференция «Рассохинские чтения»;
  • Всероссийская научно-практическая конференция «Наука, образование и духовность в контексте концепции устойчивого развития».

    Дополнительные конференции представляют собой, обычно узконаправленные мероприятия, посвященные одной теме [4].

    Процесс организации и проведения конференции выглядит следующим образом [3]. Первым делом издается приказ о проведении конференции. Далее вся информация появляется на сайте, такая как: название конференции, описание конференции, все секции вместе с председателями, прикрепляется информационное письмо и программа конференции. Прием заявок и тезисов докладов осуществляется на электронную почту, все заявки распределяются по секциям вручную. После получения заявок председатель секции проверяет их на соответствие. Организаторы формируют сводные протокола для председателей секций [5]. После заслушивания окладов и завершения работы на секциях происходит подведение итогов и церемония закрытия. После окончания сотрудники НИЧ подготавливают отчеты о проведении конференций, сюда входит: весе участники конференций с названиями докладов, распределённые места между победителями и призерами, подведение статистики о допущенных докладах, о количестве всех докладов и т. д.

    В результате изучения предметной области была выявлена целесообразность следующих задач:

  • учет мероприятий;
  • учет заявок на конференции;
  • формирование протоколов;
  • ведение статистики по проведению конференции.

    Проектирование информационной системы

    В процессе проектирования системы был построен контекстный уровень функциональной модели системы уровня анализа «Как будет» (рис. 1).

    На системном уровне функциональной модели (рис. 2) представлены функции системы, определенные в ходе изучения предметной области.

    В результате предпроектного обследования построена логическая модель базы данных (рис. 3), включающая в себя все сущности, их атрибуты и связи. На основе логической модели построена физическая модель и реализована сама база данных учета мероприятий по проведению конференций.

    Результаты разработки системы

    Участник конференции подает заявку на участие, прикрепляет тезисы и статью (рис. 4). Председатель секции имеет возможность формирования и заполнения протокола по каждой секции (рис. 5). В протокол входят такие данные как, ФИО участника, ФИО руководителя, название доклада, место, допуск или не допуск в печать и процент оригинальности работы.

    Заключение

    В рамках статьи описана работа по созданию и разработке автоматизированной системы учета мероприятий по проведению конференций.

    В ходе изучения предметной области было выявлено, что Ухтинский государственный технический университет не имеет единой системы учета с возможностью формирования протоколов. Данный процесс производится вручную, и передача различных отчётов и сведений производится на бумажных носителях, что делает процесс учета конференций трудоемким. Выявленные недостатки стали причиной необходимости реализации информационной системы и позволили сформировать задачи и функции разрабатываемой системы.

    В результате проделанной работы был разработан программный продукт, отвечающий всем заявленным требованиям. Завершающим этапом стала разработка сопроводительной документации: руководство пользователя и руководство программиста.

    Автоматизированная система обеспечит эффективный доступ организаторам конференции и участникам к информации, позволит снизить трудоемкость предоставления отчетов и повысить производительность труда за счет уменьшения объема бумажной работы.


    Рисунок 1 – Функциональная модель уровня анализа «как будет»
    (контекстный уровень)


    Рисунок 2 – Функциональная модель уровня анализа «как будет»
    (системный уровень)


    Рисунок 3 – Логическая модель базы данных


    Рисунок 4 – Подача заявки на конференцию


    Рисунок 5 – Формирование протокола председателем секции

    Список литературы

    1. Ухтинский государственный технический университет [Электронный ресурс]. URL: https://www.ugtu.net/.

    2. Архитектура web-приложений [Электронный ресурс]. URL: https://studref.com/.

    3. Описание процесса «организация и проведение конференций» [Электронный ресурс]. URL: https://studbooks.net/.

    4. Конференции Ухтинского государственного технического университет [Электронный ресурс]. URL: https://www.ugtu.net/conference.

    5. Организация конференций – особенности проведения [Электронный ресурс]. URL: https://www.metronews.ru/.

    6. Подключение к источнику данных ODBC (мастер импорта и экспорта данных) [Электронный ресурс]. URL: https://docs.microsoft.com/.

    List of references

    1. Ukhta state technical university, https://www.ugtu.net/.

    2. Description of the process of «organizing and holding conferences», https://studbooks.net/.

    3. Web application architecture, http://studref.com/.

    4. Ukhta state technical university, conference, https://www.ugtu.net/conference.

    5. Organization of conferences, https://www.metronews.ru/.

    6. Connect to an OBDC date source (date import and export wizard), https://docs.microsoft.com/.

VN:F [1.9.17_1161]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.17_1161]
Rating: 0 (from 0 votes)
VN:F [1.9.17_1161]
Стиль изложения
Информативность
Сложность вопроса
Научная новизна
Коммерциализуемость
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)